Access vs Excel

La Base de Datos Access está diseñada para trabajar con datos relacionales, mientras que el excel se acomoda mejor para estructuras de datos planas.

Una estructura de datos relacional es más poderosa que una estructura de datos plana, ya que organiza tus datos de una manera más eficiente al permitir dividir las entidades lógicas de información que se desprendan de tu negocio en forma de tablas. Es decir, cada tabla que tu creas en Access representa una unidad lógica independiente de información. Por ejemplo en un sistema de ventas debes crear una tabla de productos otra tabla para los clientes, etc.

Ahora, cuando necesitamos una estructura relacional  ? . Necesitamos una estructura relacional cuando tenemos muchos datos que se repiten y esto lo puedes ver cuando esto sucede en una columna de tu hoja Excel al agregar filas o registros en dicho archivo; en ese caso tu creas una tabla Access por cada item repetitivo que encuentres el cual vamos a llamar unidad lógica.

Por ejemplo un caso típico: las ordenes de un cliente en un sistema de ventas, para este caso identificamos dos unidades lógicas que son: clientes y productos, de esta manera, creamos una tabla clientes que va a contener información exclusiva de los clientes, y luego creamos otra llamada productos que va a contener información de los productos que dichos clientes van adquiriendo con el tiempo. 

También necesitamos una estructura relacional  cuando el rastrear acciones o eventos es muy importante en el proceso de administración de tus datos. Por ejemplo, volvamos al ejemplo del sistema de ventas anterior, tu aquí necesitas hacer un seguimiento a las ventas que se van realizando o a cualquier otra acción que se produzca de manera repetitiva en dicho sistema, como pueden ser las devoluciones, quejas etc.  Este tipo de eventos o acciones son mucho más faciles de controlar en un sistema de datos relacionales como es  la Base de Datos Access.

Otras Ventajas de La Base de Datos Access.

– Con Access tu puedes crear reportes de alta calidad que se pueden ejecutar en cualquier   momento.

– Múltiples usuarios pueden trabajar al mismo tiempo en tus datos gracias a que posee un sistema de bloqueo de registros más eficiente que el del excel.

– La entrada de datos es más amigable, gracias a la gran variedad de formularios que tu mismo puedes diseñar y controlar.

Cuando Utilizar Excel ?.

– Microsoft Excel es muy poderoso debido a sus famosos PivotTables y PivotCharts que permiten rotar filas y columnas y hacer varios análisis sobre sobre diversos resumenes de datos al ser el Excel una herramienta mu potente en el manejo numérico.

– Cuando necesitas mostrar tu información en gráficos estadísticos.

Conclusión:  Sinceramente te recomiendo aprender mucho sobre la Base de Datos Access y aprovechar todas las ventajas que te acabo de mencionar y cuando necesites una PivotTable para hacer análisis complejos de datos y traducir dichos resultados a gráficas estadísticas,  entonces importas los datos almacenados en tus tablas access a tu hoja de Excel y de esta manera aprovechas las ventajas de ambas herramientas para que seas más productivo en el manejo de tu información.

No te olvides de visitar mi blog con frecuencia si quieres dar el salto a una mejor administración de tu información. Estamos en la era de la información y del conocimiento y si logras mejorar la manera en que gerencias tu información tendrás más posibilidades de sobresalir en tu vida profesional.  

Acerca de basededatosaccess

Ingeniero de Sistemas
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